Google Workspaceのグループと組織部門の違い　役割と利用シーンを説明します

Google Workspaceには、ユーザーを管理するための便利な機能として、「グループ」と「組織部門」があります。

「あれ？どっちを使えばいいんだっけ？」と迷った経験はありませんか？
実は、それぞれ異なる役割と利点があります。

このブログを読めば、「グループ」と「組織部門」それぞれの役割がわかります！
Google Workspaceの良さを最大限に引き出せるでしょう！

グループとは？

Google Workspaceにおけるグループは、情報共有とコラボレーションを促進するための強力なツールです。

組織内のメンバーを特定のトピックやプロジェクトに基づいてまとめることで、効率的なコミュニケーションと共同作業を実現します。

以下で、グループの役割と機能を紹介します！

Googleドライブを用いて、グループ内でドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのファイルを共同編集することができます。

グループにアクセス権を一括付与することで、メンバー全員が迅速かつ簡単にファイルにアクセスし、作業を開始することができます。

Googleグループを作成する際、グループ専用のメールアドレスを設定することができます。

このアドレス宛てにメールを送信することで、メンバー全員に情報を共有することができ、コミュニケーションをさらに効率化することができます。

個別にメンバーに連絡する必要がなくなり、漏れなく情報を共有することができます。

グループの役割と機能を活かした、様々な利用シーンをピックアップしてみました。

グループを使えば、共有ドライブでリアルタイムで共同編集が容易にできます！
複数のメンバーが同時に同じドキュメントを編集することができます。

変更内容はリアルタイムに反映されるため、常に最新の状態を確認することができます。

グループを用意しておくことで、Google Chatなどのサービスでメンバー全員に情報を即座に共有することができます。

メールでのやり取りと比べて、情報伝達のスピードが格段に向上します。

また、グループ内でスケジュールを共有することで、予定の調整がスムーズに行えることができ、さらに、グループ内で直接会議を開催することができます！

Google Workspace の組織部門とは、ユーザーを論理的にグループ化し、サービスの利用範囲や設定を制御するための機能です。

会社組織においては、役職や職種などで分けることが望ましいようです。

上位の組織部門で設定を定義し、下位の組織部門に自動的に適用することで、個別に設定する必要がなくなり、管理の手間を大幅に削減できます。

また、下位組織部門の設定は、上位組織部門の設定を継承しますが、必要に応じて独自の設定をオーバーライドすることができます。

アクセス権の制御やポリシーを柔軟に設定することができるのがメリットです！

組織部門の利用シーンは権限継承を活用した例になります。
ほとんどの組織は以下のアクセス制御について利用していると想定できます。

GWS組織部門では、組織の階層構造に合わせて、各組織へのアクセス権限を詳細に設定することができます。

最上位の組織に対しては、GmailやGoogle Meet、Googleドライブのアクセスを許可し、下位の組織に対しては、GmailとGoogleドライブのみアクセスを許可するといった設定ができます。

アクセス権のないサービスを利用しようとすると以下のような画面になります。

上記のように、「グループ」と「組織部門」は似ているようですが、役割は全く違うことがわかります！
まとめた内容を基に、「グループ」と「組織部門」を比較してみました！

	グループ	組織部門
目的	特定の目的やプロジェクトに基づいてユーザーをまとめる	組織構造を反映し、サービスや設定を管理する
機能	メーリングリスト共同編集グループチャット	アクセス権の制御組織部門ごとのサービス設定
利点	コミュニケーションの促進コラボレーションの促進	組織構造を明確に表現できる部門単位でポリシー設定ができる
制限	ユーザーは複数グループに所属できる	ユーザーは1つの組織部門にしか所属できない